2020-9-8 資深UI設計者
編輯導語：導出功能我們經常能夠使用到，看似一個很簡單的功能，實則在設計的過程中需要考慮很多的因素。本文作者對導出功能的全過程進行了思考，為我們分析了兩種解決方案，拆解了導出前和導出時的設計，并且進行了總結。
功能（百度釋義）：功能是一個漢語詞語，拼音為gōng néng，意指事物或方法所發揮的有利作用；效能。
綜合以上釋義，我們再從產品的角度對其理解：功能的好壞不僅僅關乎其本身，更重要的要看是否為解決實際問題而服務。
那導出功能，解決了什么樣的問題？我們先來看一個場景。
小A作為一名銷售人員，需要每月向領導匯報一次銷售情況，為了更直觀的讓領導看到銷售情況，小A要對銷售訂單數據進行不同維度展示與分析。而目前系統只能查看訂單列表與銷售總額，不支持不同維度的數據分析。
從場景中我們可以看到這樣一個問題，由于系統只能查看訂單列表與銷售總額，不支持更全面的數據分析，導致小A每次向領導匯報前，只能人工將一個月近5000筆的訂單（此處不考慮后續不斷增加的訂單量）統計在excel中，從客戶維度計算出銷售額、銷售量，完成客戶維的銷售情況分析。
從產品SKU維度計算出銷售額、銷售量，完成產品SKU維銷售情況分析，導致小A的工作效率很低，同時人工抄錄導致數據錯誤的的情況也常會出現，最終導致數據分析結果錯誤。
針對該問題，我們深入思考一下，小A想要進行更全面的數據分析，可以采用以下2種解決方案：
目前我們有兩種解決方案可供選擇，那我們采用哪一種解決方案會更好呢？
1）采用“新增銷售數據分析頁面”的解決方案
通過與小A的繼續溝通發現數據分析的需求并不穩定，處于變化的狀態。當依據小A的需求完成分析頁面后，過了一段時間發現產品隨著季節變化導致銷售額也不穩定，從時間維度的分析數據沒有參考價值，可能要舍棄這種分析方式。
此時我們發現，小A的需求可持續的時間極為短暫，不足以支撐一個長期存在的功能，但已經將其實現為功能，則意味著功能白做了或沒有產生與成本對應的價值。
2）采用“導出銷售數據到excel，通過excel的數據透視功能完成數據分析”解決方案
導出銷售數據到excel，可以規避因手動抄錄導致的數據分析結果錯誤問題，同時也會節省抄錄數據的時間，提高小A工作效率。
數據導出后，小A可以通過excel的數據透視功能或者其他第三方軟件完成定制化的數據分析，即使不開發數據分析功能，也可以滿足小A的“更全面的數據分析”需求。
例如，當小A導出如下圖所示的數據后：
小A第一步可以先完成不同月份的匯總，在表中添加“月份”字段，添加公式為“=MONTH(A2)”；
第二步：再點擊表格中任意單元格–插入–透視表–新建工作表，將省份拖入數據透視表字段的【篩選器】，將月份拖入【行】中，將A、B、C、D產品銷售額(元）拖入【值】中；將行標簽改為月份，每個字段以求和方法計算并修改字段名稱。
第三步：選中透視表中數據，調整格式為加千分位逗號，保留0位小數。
第四步：為了讓數據展現可視化，插入透視圖。
通過公式篩選、透視表、透視圖的使用，小A可以點擊查看不同地區、月份、產品的分類匯總數據，可以很直觀地反映出時間維度的銷售情況、不同地區的銷售情況、很好地為產品選擇、地域選擇做出數據依據支撐。
數據分析功能會從數據源、數據處理、數據的可視化來實現，而Excel的透視表對應了數據明細（數據源），公式能夠完成較多的數據計算任務（數據處理）。
透視圖可以直觀、清晰的展示各類產品在不同月份、不同地區的銷售情況及總的銷售情況分析，為產品布局提供指導性參考依據（數據可視化）。
另外當小A從數據透視圖看到某個月份銷售額過高，可以直接點擊查看透視表中的數據明細是否存在錯誤，當小A想查看每個產品銷售額的占比，可以新建數據透視表并將透視圖切換成餅狀圖查看。
由此可見，用Excel來做數據分析不僅可以很靈活的滿足需求，而且還很實用、很方便，也不會因功能的限制導致對數據無法分析。
通過以上論證，我們發現，既要能夠解決問題又要支撐一個長期存在的功能，還要用較低成本以及最快的方式來完成，我們采用最佳的解決方案：“導出”。
既然已經明確最佳解決方案是“導出”，那接下來就從導出的全生命周期看看，如何設計導出功能？
1）明確導出數據限制
無論當前的系統數據量是多少，建議都要做導出條數限制。
因2003版的excel 一個sheet表最多導出65535條數據，2007版的excel是10萬4000多條。如果不設限，當用戶導出的數據量超過excel單個sheet的數據量時，會出現導出失敗的情況，影響用戶的正常使用，且產生對系統的不信任情緒。
那應該限制到多少條數據？
我們先來了解一下導出的技術原理，當用戶點擊導出后，數據會被以excel的形式下載到服務器，服務器再通過網絡將文件發送給用戶。
在這個過程中，導出條數受限制的原因一個是服務器性能，另一個是用戶的電腦性能以及所使用excel版本，在實際產品設計時，根據實際情況，制定一個合理的數據限制即可。
回到開頭的場景中，用戶不僅要導出數據還要做數據透視表，假設用戶使用的03版excel，導出30多個字段，使用大量excel公式，最穩妥的是限制到1萬條數據以內。
做了一組極限測試數據供大家參考，使用一臺2核4G的服務器、1個用戶使用、導出條數是1048576條（導出最大條數）、導出3個字段、使用2010版excel，導出后當使用一個sum公式時，出現了如下圖的錯誤，導致excel異常退出。
2）明確導出格式
數據導出格式有.xls和.csv，.xls是二進制的文件用excel才能打開；.csv是文本文件，用記事本就能打開。而當前用戶導出數據后要進行的是數據分析，故只需支持.xls導出。
3）明確導出需求
導出一個excel一個sheet，還是一個excel多個sheet？
考慮到用戶導出數據后要對訂單數據進行分析，可以與用戶明確是否需要按某一維度如客戶維度將數據拆分成多個sheet，減少用戶操作數據的時間以便能把更多精力放在數據分析。
如果用戶不需要按照某一維度拆分數據，則采用導出一個excel一個sheet的方式。
表頭是否需要增加序號列？
當用戶導出訂單數據后，為了讓用戶準確操作某一行數據，需要有唯一代表一行數據的標記，而在訂單導出前是以數據庫的主鍵來標記，對于導出后的訂單，則需要自動增加序號列方便用戶操作。
是否有內容需要用顏色標注區別？
在導出訂單數據中，為了快速掌握銷售情況，有些數據是需要特別關注的、而有些不需要。因此，可以使用顏色標注來做區別，讓查看人員快速找到自己想要的數據，如可以標注總計快速查看總銷售額。
是否需要合并單元格？
對于導出后進行數據分析，不建議使用合并單元格，因excel中合并單元格后僅保留左上角的值如下圖所示，這樣會使得篩選出現錯誤，也影響批量的公式使用導致透視表無法分析。
如果導出后只查看數據，可以考慮使用合并單元格。
1）是否需要導出維度
百度釋義：維度是事物“有聯系”的抽象概念的數量，如時間維度是以時間作為描述、表達變量的度量尺度。
導出維度是指的按照特定場景下，導出以某個字段為主導數據且與該字段相關的其他字段數據。
一般來說，財務和倉庫的導出業務場景不同，財務需要以訂單維度導出，倉庫需要按商品為維度導出，如果無需導出維度，則不需要過度設計。
2）設置表頭導出字段
由于訂單的一條記錄數據字段會很多，包括：訂單號、銷售類型、客戶名稱、產品名稱、數量、單價、收貨人、聯系電話、賬期、發貨時間、預約到倉時間、發貨基地名稱、發貨方式、合同折讓率、應收款、已收款、未收款、產季等近30個字段。
而訂單分析時，收貨人、聯系電話、發貨時間等字段則無需導出。
因此選擇字段導出，可以讓客戶能夠更快速使用并完成分析。導出和查詢均要使用篩選，但呈現結果的方式不同，兩者的使用場景是可以借鑒的，建議可以放置篩選區。
3）是否需要支持選擇行導出
一般來說，導出數據為全量數據，如果用戶通過字段選擇不出需要的數據，此時要支持用戶勾選某些行數據，提示用戶當前勾選數據明細及數據條數。
4）其他處理
為了讓客戶清晰的明白訂單是如何導出的，需要在導出時給予導出規則、導出圖片、附件形式說明文字提示。
5）根據導出數據量，明確數據處理方式
從技術的角度說，針對較大數據量的導出場景，可以采用異步的處理方式，降低客戶的焦急心理。
所謂異步，就是用戶點擊導出按鈕后，后端接收請求并執行讀取任務，用戶可以不用停留在原處等待，離開當前頁面去處理其它工作任務，之后再打開任務頁面查看導出結果。
如果有數據可以預先計算，后端可以直接預先計算，同時避免了因采用同步的處理方式導致長時間等待的結果，客戶體驗會更好，工作效率也會更高。
6）是否需要任務頁面
如果用戶點擊“導出”按鈕后，10秒鐘內不能完成文件打開，會讓用戶產生焦慮心理。為了讓用戶使用體驗更佳，需要有一個固定頁面即任務頁面來承載導出任務列表。
功能，是為解決問題而生，而功能的起源是需求，需求是從場景中找到問題。
由此可見，功能設計流程一定會包含場景選定、問題分析并找準需求、解決方案分析、選定功能、功能設計這5個階段。
做功能設計時，時刻問自己三個為什么：為什么這是一個問題（問題具備危害性）？為什么要解決這個問題（被解決的價值）？為什么我選定的功能可以解決這個問題（功能的價值）？
導出不僅可以解決文中的“需要更全面的數據分析”的問題，還可以解決“數據離線使用”的問題，導出后，數據以本地文件的形式存在，可離線使用。
另外導出還能解決“數據交付系統外部人員”的問題，導出后，數據以獨立文件的形式存在，可以復制，傳遞。
文章來源：人人都是產品經理 作者：努力的小妖
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